Datenschutz

Wer ist verantwortlich?

Limeberry Catering Service
Inhaber: Ljiljan Mijatovic
Hospitalstraße 22, 40597 Düsseldorf
Telefon: 0211 98398260
E-Mail: catering@limeberry.de

Wofür wir diese Anwendung nutzen

„Timeberry“ dient ausschließlich der Dienstplanung, der Arbeitszeiterfassung und der Vorbereitung der Lohnabrechnung für unsere Beschäftigten. Die Anwendung ist nicht öffentlich; ohne Beschäftigungsverhältnis und Einladungscode gibt es keinen Zugang.

Welche Daten wir verarbeiten

• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse und ein von dir gewähltes Passwort. Das Passwort speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbare Prüfsumme.
• Stammdaten: Vorname, Nachname, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum.
• Daten für die Lohnabrechnung: IBAN, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Art der Beschäftigung, Stundenlohn, Urlaubsanspruch.
• Arbeitszeiten: Zeitpunkte von Kommen, Pause und Gehen, der gewählte Arbeitsbereich, Zuordnung zu Veranstaltungen sowie Anträge auf Korrektur dieser Zeiten.
• Einsatzplanung: Bewerbungen auf Schichten, Einteilungen, Ersatzsuchen.
• Abwesenheiten: Urlaub, Berufsschule, unbezahlte Freistellung und Krankheit, jeweils mit Zeitraum.
• Angabe zum Führerschein, soweit für die Einsatzplanung erforderlich.
• Vertragsdaten: eine vom System vergebene Personalnummer, das Datum des Vertragsbeginns und die Angabe, ob es sich um dein erstes oder ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt. Letztere benötigt das Finanzamt für die Steuerklasse.
• Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz: das Datum der Belehrung durch das Gesundheitsamt. Sie ist im Umgang mit Lebensmitteln vorgeschrieben und alle zwei Jahre zu wiederholen. Gesundheitliche Befunde erfassen wir dabei nicht.

Gesundheitsdaten

Die Angabe „krank“ ist ein Gesundheitsdatum und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. Wir verarbeiten sie ausschließlich, um Entgeltfortzahlung und Dienstplanung abwickeln zu können. Rechtsgrundlage ist Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 26 Absatz 3 BDSG.

Eine Diagnose oder Angaben zur Art der Erkrankung erfassen wir nicht. Im Dienstplan sehen Kolleginnen und Kollegen keine Abwesenheitsgründe; dort ist ausschließlich für das Büro sichtbar, dass jemand an einem Tag nicht einsetzbar ist.

Auf welcher Rechtsgrundlage

• § 26 Absatz 1 BDSG und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO – die Verarbeitung ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.
• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO – gesetzliche Pflichten, insbesondere die Aufzeichnung der Arbeitszeiten nach § 16 Arbeitszeitgesetz sowie steuer- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten.
• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO – Einwilligung, ausschließlich für Push-Benachrichtigungen auf dein Gerät. Diese Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen.

Wer die Daten sehen kann

Innerhalb der Anwendung gilt: Deine Stammdaten, Lohndaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten sehen nur du selbst und das Büro. Andere Beschäftigte sehen ausschließlich Vor- und Nachnamen sowie die Einteilung zu gemeinsamen Veranstaltungen. Lohn, Anschrift, Bankverbindung, Geburtsdatum und Abwesenheitsgründe sind für Kolleginnen und Kollegen technisch nicht abrufbar.

Der Hilfsassistent „Stanley“

In der Anwendung steht ein Assistent bereit, der Fragen zur App und zu deinen eigenen Arbeitszeiten beantwortet. Er nutzt dafür ein Sprachmodell des Anbieters Anthropic. Übermittelt werden deine Frage, dein Vorname und – nur wenn deine Frage das erfordert – deine eigenen Stempelzeiten und Einteilungen.

Der Assistent kann ausschließlich deine eigenen Daten abrufen. Daten von Kolleginnen und Kollegen sind für ihn technisch nicht erreichbar, ebenso wenig Löhne und Stundensätze. Ändern kann er nichts – er gibt nur Auskunft. Der Gesprächsverlauf wird nicht gespeichert; er liegt in deinem Browser und ist mit dem Schließen der Seite gelöscht.

Damit der Assistent besser wird, speichern wir den Text deiner Frage – jedoch ohne deinen Namen, ohne Benutzerkennung und ohne Uhrzeit, nur mit dem Datum des Tages. Auch die Uhrzeit lassen wir bewusst weg, weil sich eine Frage sonst über die Stempelzeiten einer Person zuordnen ließe. Eine Zuordnung zu dir ist uns damit nicht möglich – auch nicht dem Büro und auch nicht nachträglich. Gespeichert wird außerdem, welchem Thema die Frage zuzuordnen ist und ob der Assistent sie beantworten konnte. Seine Antwort speichern wir nicht.

Anthropic verwendet die übermittelten Inhalte nach den Bedingungen für die geschäftliche Nutzung der Programmierschnittstelle nicht zum Training seiner Modelle.

Rechtsgrundlage für den Betrieb des Assistenten ist § 26 Absatz 1 BDSG in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, für die anonymisierte Auswertung der Fragen unser berechtigtes Interesse an verständlicher Auskunft nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Die Nutzung des Assistenten ist freiwillig; du kannst dich mit jeder Frage stattdessen ans Büro wenden.

Dienstleister, die für uns Daten verarbeiten

• Supabase Inc. – Betrieb der Datenbank. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
• Vercel Inc. – Betrieb der Anwendung. Die Server stehen ebenfalls in Frankfurt am Main.
• Anthropic PBC – Betrieb des Sprachmodells hinter dem Hilfsassistenten. Übermittelt wird nur, was im Abschnitt zum Assistenten beschrieben ist, und nur dann, wenn du ihn tatsächlich benutzt.
• Apple Inc. beziehungsweise Google LLC – Zustellung von Push-Benachrichtigungen, je nach Gerät. Übermittelt werden dabei der Titel und der Text der Nachricht sowie eine zufällige Geräte-Kennung, jedoch kein Name und keine Lohndaten. Das entfällt vollständig, wenn du keine Benachrichtigungen aktivierst.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Soweit Daten in die USA übermittelt werden können, stützen wir dies auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Cookies und Speicherung auf deinem Gerät

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies für deine Anmeldung. Ohne sie könntest du dich nicht anmelden. Es findet keine Analyse deines Verhaltens statt, es gibt keine Werbe-Cookies und keine Weitergabe an Werbenetzwerke. Auch Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, sodass beim Aufruf keine Verbindung zu Dritten entsteht.

Zusätzlich merkt sich die Anwendung auf deinem Gerät, ob du deinen Verdienst verdeckt anzeigen möchtest. Diese Angabe verlässt dein Gerät nicht.

Wie lange wir Daten speichern

• Aufzeichnungen der Arbeitszeit: mindestens zwei Jahre (§ 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz).
• Lohnunterlagen einschließlich Bankverbindung und Sozialversicherungsdaten: sechs bis zehn Jahre nach den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 41 EStG, § 147 Abgabenordnung).
• Zugangsdaten und Dienstplandaten: bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses; danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Benachrichtigungen: drei Monate, danach löscht die Anwendung sie automatisch. Bis dahin kannst du sie unter „Frühere Nachrichten“ nachlesen.
• Fragen an den Hilfsassistenten: unbefristet, weil sie keiner Person mehr zuzuordnen sind. Der Gesprächsverlauf selbst wird gar nicht gespeichert.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine Daten (Artikel 15 DSGVO), auf Berichtigung (Artikel 16), auf Löschung (Artikel 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18), auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20) sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wende dich dafür einfach ans Büro oder schreibe an catering@limeberry.de.

Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

Keine automatisierten Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt. Über Einteilungen, Anträge und Abwesenheiten entscheiden ausschließlich Menschen im Büro.

Das gilt ausdrücklich auch für den Hilfsassistenten: Er beantwortet Fragen, trifft aber keine Entscheidungen über dich, bewertet dich nicht und fließt in keine Entscheidung des Büros ein.

Pflicht zur Bereitstellung

Stammdaten und Angaben für die Lohnabrechnung benötigen wir, um dich beschäftigen und bezahlen zu können. Ohne sie ist eine Abrechnung nicht möglich. Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer kannst du nachreichen, sobald sie dir vorliegen. Push-Benachrichtigungen sind vollständig freiwillig.